展示会は、新規顧客と接点を持つ絶好のチャンスです！
しかし、初めての展示会参加は準備に追われることが多く、何を準備すべきか迷うこともあるでしょう。
今回は、初めて展示会に参加する方に向けて、最低限準備しておくべき項目をトピックごとにご紹介します！
やりたいことやアプローチしたいターゲットに合わせて内容が変動いたしますのでご注意ください。
必要な理由と準備のポイントを押さえることで、成功する展示会の第一歩を踏み出せるでしょう！
1. ブースデザインと装飾
展示会でのブースは、企業の顔とも言える重要な要素です。
展示会のブースは1区画単位で購入する都合で後から追加購入など調整することができません。
必要としているスペースが確保されているかどうかは申込時点で要確認ください！
さて、イベント当日のブースデザインは、来場者の興味を引き、立ち寄ってもらうための第一印象を左右します。
設計段階のブースデザインで当日の来客者が変わると言っても過言ではありません。
事前準備が当日の成功を左右します。
手を抜かず全力で頑張っていきましょう！！
・バナーとポスター:
目立つデザインのバナーやポスターを用意し、会社名やロゴ、主要なメッセージを明確に伝えましょう。
ブース看板を会社ロゴにしたり、バナー（布製の立て看板のようなもの）のデザインを1つづつ変えて訴えてみたりとできることが多い分、準備に時間がかかるのがこのあたりのデザインになります。
第一印象を左右する大きな役割を持ちますので会社ブランディングという意味でも比重を取りたい部分ではあります！
ポスターは当日以外に、日時告知の掲載物として他の場所でも使用することもあり一番最初に用意しておいた方がいい印刷物になります。
使い回すのか、今回だけの使用なのかなども含めて無駄のないように活用していきたいですね。
- ディスプレイ:（モニターではない）
商品やサービスを魅力的に展示するためのディスプレイスタンドや棚を準備します。
特に、物販やサンプル展示の場合、商品をじっくり見てもらえるようなディスプレイ設計が望ましいです。
体験を提供する場合はこの限りではありませんが…
人の動線や視線誘導、明るさ、商品の質などこだわりが伝わるかどうか、セキュリティなどなど…
展示紹介したいものによって考えなければならないことが変わるので奥深いのがこの部分です。
やりたいことと現実のギャップに悩まされるのもこの部分だったりします（汗 - 装飾品:
照明、テーブルクロス、パーテーションなど、ブース全体の雰囲気を演出する装飾品も忘れずに用意しましょう！
照明ひとつにしても、暖色寒色によって商品が見せる表情の変わるものもあり奥深いのが照明です。
御社商品がより映える演出はご存知ですか？
木目調の素材にしても色が違いますから相対的にデザインするのはなかなか難しいです。
そこに人の動線だったり看板だったりと整合性をとることが困難になってくるので、1つだけに集中せず、全体を見渡すゆとりを持って設計したいですね。
2. 販促資料とノベルティ
展示会では、訪れた来場者に対して会社や商品についての情報を提供することが重要です。そのために必要な販促資料やノベルティを準備しましょう！
カタログやパンフレットは普段使用しているもので情報が古くないか、社内在庫で足りるのかなども合わせて確認したいところです。
- パンフレットとカタログ:
企業概要や商品情報が詳しく載ったパンフレットやカタログを用意します。最低限としてデザイン性が高く、わかりやすい内容にすることがポイントです。
これは普段使用しているものを持ち込む方法もあり、事前搬入時に忘れないようにしないといけないものです。
普段使っているものなので準備忘れを防止しましょう。
パンフレット類もブース設営のご相談と一緒にご依頼できますので必要でしたらお声がけくださいね。
イベント規模によって印刷物の部数目安もアドバイスできますよ。
抱え込まないようにだけしてくださいね。
意外と紙は重いし嵩張るので… - 名刺:
名刺交換は基本中の基本！
十分な量を準備しておき、常に手元に置いておきましょう。
展示会では当日首からかける入館証の中に入れて持ち歩くのも個人的にはおすすめです。
名刺の在庫は大丈夫ですか？あっても困らないので多めに用意しておくことをお勧めします！！
来場者のデータをネックスキャンで取得できる展示会でも来場者へは名刺を商談のつかみとして必ず渡しますからご準備を忘れずに。 - ノベルティ:
記憶に残るノベルティは、訪れた人々に企業名やブランドを印象付ける効果があります。
実用的で邪魔にならない持ち帰りやすいアイテムを選ぶと良いでしょう。
こちらは、ノベルティ編（URL）で別途おすすめを紹介していきますが、ステッカーやロゴの入った実用的なもの、会社名が印刷されたA４が入るバッグなど最近はこんなものにも印字できるんだね〜と思うくらいにたくさんバリエーションがありますので会社の商品がきちんとアプローチできるものを用意したいですね。
来場者の情報と交換でお渡しなど、かける金額によってアプローチを変えられるのでノベルティを用意する意味はあります！
3. 展示物とデモンストレーション
実際の商品やサービスを展示し、その価値を実感してもらうことが展示会の醍醐味です。
即売系のイベントは特に今欲しいと思わせることが大事なので準備を入念にしていきたいですね。
- 展示商品:
主力商品や新商品を展示し、手に取って見てもらえるようにします。
展示する商品の数や種類も考慮し、過不足なく用意しましょう。
展示商品は今回のイベントの出展意義と言っても過言ではないのではないでしょうか！？
展示サンプル商品は、当日の故障や不測の事故による破損などに備えるため多めにご用意してください。
せっかく予算を割いて出展したのに見せるものがないと言う事態だけは本当に防ぎたいですね。
また、イメージ模型や1点ものの展示物については注意書きも忘れずに。
意外と触りたくなるのがイベントマジックです（困
制御できない時はパーテーションなど現場判断で事故を防げるようにしておきたいです。
即売会の場合は会計への動線に人が固まる要素がないかなども気にしていきたいところです。 - デモンストレーション機材:
商品やサービスのデモンストレーションを行う場合、必要な機材や設備を忘れずに準備します。
モニター、プロジェクター、パソコンなどが一般的です。
なお、こちらも展示商品同様に予備サンプルを忘れずに。
イベントはどうしても長時間に及ぶ都合上、バッテリー切れや接続不良など、いつもと違った挙動をしてしまうことが多々あります。
もう本当に妖怪レベルで起こります。
断言できます。
事前準備の段階で当日の気温など予測が難しいことがあります。
猛暑と寒波は特に機材系の商品にとって天敵といっても良いでしょう。
熱暴走で起動できなかったり、ソフト飛んだり、バッテリー足りなかったり…
せっかくイベントに出したのに壊れやすい、信頼できないなど会社としてのマイナスイメージをつけないための保険として、代打予備は必ずご用意してくださいね。
これ私とのお約束です。 - 試供品:
サンプル品や試供品を配布することで、実際に商品を試してもらい、興味を引きます。
これは会社によっては用意しなくて良いパターンもあります。
こちらは、ノベルティと違い日常的に商品を浸透させる意味が強いのでマーケティングの方向とよく相談しましょう。
イベントの来場者目安から用意する試供品の量とかが出せます。
商品として原価がかかりますし、ノベルティのように在庫としておいておけないものだったりもしますので、
ご利用は計画的に。
お困りでしたらお気軽に。
無駄がでないよう企画していきましょう！
4. スタッフの配置とトレーニング
ブースでの対応はスタッフのスキルに大きく依存します。
適切な人数配置と企画への事前周知を行い、来場者に対してスムーズに対応できるように準備しましょう。
出展会社の社員だけで回せないことが多いですし、商談に夢中でもう一つの機会喪失ということも珍しくありません。
いや社員だけで回せることもありますけど、ちゃんと休憩を取れるスケジュールにしてくださいね？
- スタッフ数:
ブースの規模や来場者数を考慮し、適切な人数を配置します。
適切ってめちゃくちゃ漠然としてますが、大体ブースの大きさと設計で必要人員は割り出せます。
少なすぎると対応が追いつかず、多すぎると混雑感を与えます。
また、イベントは長時間に及びますので交代要員であったり休憩のための人員を確保しなきゃいけなかったりとめちゃくちゃ不安になるのもスタッフの手配です。
コンパニオンを依頼するか、配布スタッフを手配するか、社内研修員を動員するかetc…
ぶっちゃけここだけでも外注する意義はあります。
イベントでバタバタしてるのに人材派遣の依頼も合わせてとか事故の予感しかありません。
ちなみに、書き手の香菜は大学時代にイベントのチラシ配布スタッフを派遣登録でしていた経験があります！（※コンパニオンさんではありません）
そんな私の経験からすると！
スタッフ個人の能力差が凄すぎてマジで事前に予測しておくなんて無理無理無理！！！！と思いました。
そんな私、就活のインターンシップ時にギフトショーという展示会で企業ブースの受付業務を経験したことがあります。
名刺を受け取って、ご相談内容に合わせて商談の担当者へパスするお仕事ですね。
私はショールームで接客経験があったから対応できたが、未経験者だったら混乱してぶっ倒れていた…。
本当に普段と違う業務になりますので頼れるところは頼っていきましょうね！！？ - トレーニング: スタッフには、商品の知識や対応スキルを事前にトレーニングしておきます。
特に、質問への対応や説明の流れをシミュレーションしておくと効果的です。
5. 実施後のフォローアップ
展示会の成果を最大限に引き出すためには、実施後のフォローアップが欠かせません。
- リードの管理: 名刺やアンケートをもとに、見込み顧客のリストを作成し、早急にフォローアップを行います。
- 振り返りと改善点: 展示会の結果を分析し、次回に向けた改善点を洗い出します。スタッフミーティングを開き、反省点や成功点を共有しましょう。
初めての展示会は不安も多いかもしれませんが、しっかりと準備をして臨むことで、その成功率は大きく高まります。以上のポイントを押さえて、効果的な展示会参加を目指してください。
成功を祈っています！
上記をご覧になって展示会へ参加できるか不安になった方はお気軽にご相談下さい！
